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Invoicesregisterbook/UserDocumentation

Contents

Introducción

El presente manual de usuario aplica a un nuevo módulo de funcionalidad desarrollado para OB ERP versión 2.50 y Openbravo 3.

Este nuevo módulo de funcionalidad española se denomina “Libros Registro de IVA” o “Libros Registro de Facturas emitidas/recibidas”.

Descripción del módulo

El nuevo módulo de los libros registro de IVA permitirá a las empresas españolas generar los libros registro de IVA, tanto los libros de facturas recibidas (IVA soportado) como los libros de facturas emitidas (IVA repercutido). Las empresas españolas tienen que guardar registro de cada una de las facturas recibidas y emitidas con el fin de poder determinar el importe total de IVA a liquidar con la Hacienda Pública para un periodo de tiempo determinado como diferencia entre el IVA repercutido y el IVA soportado deducible.

El contenido de los libros de facturas se ajusta a los requerimientos de la Hacienda Pública española. Los libros de facturas contienen información sobre:

Los importes deben consignarse en EUROS.

El tipo de cambio que se utiliza en las transacciones que deban incluirse en los libros cuyos importes no sean en EUROS, es el definido para un rango de fecha determinado en la ventana "Rangos de Conversión".

Este nuevo módulo de funcionalidad incluye además las claves de libro correspondientes al modelo tributario español 340 de declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registro

y también las claves de operación correspondientes al modelo tributario español 340 de declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registro:

El modelo tributario 340 así como la generación del correspondiente fichero 340 válido conforme a los requerimientos de la Agencia Tributaria española (aeat), se desarrollará en una fase posterior.

En la presente versión de los libros registro de IVA se consideran las siguientes operaciones de compra relacionadas con los tipos de documento de OB ERP que se listan a continuación:

En la presente versión de los libros registro de IVA se consideran las siguientes operaciones de venta relacionadas con los tipos de documento de OB ERP que se listan a continuación:

No se consideran los libros registro de IVA del tipo:

así como las:

En una posterior versión, esta funcionalidad se mejorará con una alerta que indicará al usuario que este tipo de operación no se reflejará correctamente en los libros registro de IVA por lo cual no debería utilizarse para introducir facturas positivas en el sistema, el usuario debería introducir facturas de compra/venta (Tipo de documento = “AP/AR invoice”).

Instalación del módulo

El nuevo módulo de “Libros de registro de IVA (facturas recibidas/emitidas)” es un módulo comercial bajo Licencia OB comercial. Para su instalación el usuario debe seguir los pasos que se describen a continuación en función de la situación de partida:

1.- En caso de que el usuario instale la versión OB ERP QuickStart no será necesario realizar ningún paso especifico de instalación de este modulo ya que se instalará por defecto.
2.- En caso de que el usuario no instale la versión OB ERP QuickStart, se requiere para la instalación de este módulo tener una versión 2.50 MP5 “Profesional” instalada o superior. En este caso los pasos a seguir son:

Para la instalación del módulo el usuario debe seguir el procedimiento estándar de instalación de módulos. Si tiene dudas sobre este proceso puede consultar el siguiente enlace:

http://wiki.openbravo.com/wiki/ERP/2.50/ModularityVideos/Install_Module

Este nuevo módulo de funcionalidad requiere el módulo de Impuestos para España versión 1.0.5 o superior, que tiene como dependencia el módulo de impuestos para España mejorado. Tenga en cuenta que a la hora de instalar el módulo del libro de facturas, los módulos dependientes se instalarán automáticamente.

Nota importante: Las transacciones realizadas con anterioridad a la instalación del modulo de libro registro de facturas aparecerán en el correspondiente libro de facturas pero sin la clave de operación. Hay que tener en cuenta que la clave de operación solamente es necesaria en el modelo tributario 340. Para generar la clave de operación las transacciones deberán completarse de nuevo.

Interface de usuario

Tal y como se ha explicado en la sección “Instalación del Módulo”, los “Libros registro de IVA” requieren de un nuevo módulo de impuestos para España mejorado que introduce 3 nuevos campos que permiten:

1.- la identificación de los importes de recargo de equivalencia tanto en el libro de facturas recibidas como emitidas de forma separada a los importes de IVA, si bien hay que tener en cuenta que los rangos de impuestos de recargo de equivalencia tienen que ir referidos al régimen del cliente/proveedor como una categoría de impuetos del cliente/proveedor.
2.- la identificación de las operaciones de inversión de sujeto pasivo para los casos de operaciones de servicios suministrados por parte de proveedores europeos/extranjeros a empresas españolas.
3.- la selección del tipo de libro aplicable a cada impuesto, debido a que por la configuración actual de los tipos impositivos se darán casos de impuestos de tipo compra que se deben incluir en el libro de facturas emitidas como IVA repercutido/venta. Un ejemplo es el IVA Intracomunitario de compras. El IVA Intracomunitario de compras implica un apunte al debe (como IVA repercutido) y otro al haber (como IVA soportado).

Estos 3 nuevos campos se encuentran en la ruta de aplicación “Gestión Financiera / Contabilidad / Configuración / Rango impuesto”, tal y como se muestra a continuación:

Rango Impuesto.png

Nota importante: En caso de que no se utilice el módulo de impuestos para España proporcionado por OB, el usuario debe tener en cuenta que necesita configurar de forma adecuada y manualmente los 3 parámetros básicos del libro de facturas explicados en esta sección.


Además este nuevo módulo introduce dos nuevas ventanas para la configuración de los libros registro de IVA y la generación de los mismos, tal y como se muestra a continuación:

Configuración de los libros de IVA.

Ruta: Gestión Financiera / Contabilidad / Configuración / Configuración de Libro de Facturas

Nueva Interface de usuario.

Configuracion Recibidas.png

Configuracion Emitidas.png

Generación de los libros de IVA

Ruta: Gestión Financiera / Contabilidad / Herramientas de análisis/ Libro de facturas

Nueva interface de usuario

Libro Facturas.png

Casos de usuario

Esta nueva funcionalidad permitirá a las empresas españolas llevar a cabo los escenarios que se explican a continuación una vez que las correspondientes facturas/abonos de compra y venta se han completado / contabilizado en OB ERP para un determinado año/periodo, por ejemplo 2009/Febrero/Marzo.

Configuración y creación de los libros

Es necesario crear y configurar los libros de facturas recibidas y emitidas, para ello deberá seguir los pasos que se detallan a continuación o bien instalar y aplicar a la entidad legal con contabilidad el módulo de configuración de los libros correspondiente:

Configuración de Libros 2010.

Configuración de Libros para 2011

Configuración de Libros para 2012

Los módulos de configuración de los libros:

Es importante recalcar que el usuario puede crear los libros de facturas para un determinado periodo de tiempo tantas veces como sea necesario con tan solo volver a presionar el botón de proceso “Crear” para el correspondiente Libro, de esta forma se incluirán en el libro nuevas facturas o abonos que no se tuvieron en cuenta al crear el libro.

Libro de Facturas Recibidas

>>Configuración del Libro de Facturas recibidas en la ruta de aplicación Gestión Financiera – Contabilidad – Configuración – Libros Registro.

El usuario debe crear un nuevo registro e introducir la siguiente información para el correspondiente Cliente/Organización:

Configuracion Recibidas.png

Nota: Desde la versión 1.1.15 de este módulo, el usuario puede definir el Número de Documento que aparecerá en cada una de las líneas del libro, pudiendo ser:

Una vez creado el libro, el usuario debe listar todos los impuestos que deben incluirse en el libro ligados a los tipos de documento (factura/abonos de compras) que se quieran tener en cuenta a la hora de generar el libro.

>> La creación del libro de facturas recibidas se debe llevar a cabo desde la ruta de aplicación Gestión Financiera – Contabilidad – Herramientas de Análisis – Libro de facturas. El usuario debe crear un nuevo registro e introducir la siguiente información para el correspondiente Cliente/Organización:

Una vez introducida la información anterior el usuario puede Crear el libro mediante el botón de proceso “Crear” y comprobar las transacciones generadas en la pestaña hija “Lineas”.

Libro Facturas.png

La información contenida en las líneas del libro es la que se muestra a continuación:

Libro Lineas.png

Libro de Facturas Emitidas

>>Configuración del Libro de Facturas emitidas en la ruta de aplicación Gestión Financiera – Contabilidad – Configuración – Libros Registro.

El usuario debe crear un nuevo registro e introducir la siguiente información para el correspondiente Cliente/Organización:

Configuracion Emitidas.png

Una vez creado el libro, el usuario debe listar todos los impuestos que deben incluirse en el libro ligados a los tipos de documento (factura/abonos de compras) que se quieran tener en cuenta a la hora de generar el libro.

>> La creación del libro de facturas emitidas se debe llevar a cabo desde la ruta de aplicación Gestión Financiera – Contabilidad – Herramientas de Análisis – Libro de facturas. El usuario debe crear un nuevo registro e introducir la siguiente información para el correspondiente Cliente/Organización:

Una vez introducida la información anterior el usuario puede crear el libro mediante el botón de proceso “Crear” y comprobar las transacciones generadas en la pestaña hija “Lineas”.

Libro Facturas Emitidas.png

La información contenida en las líneas del libro es la que se muestra a continuación:

Libro Lineas Emitidas.png

Inclusión manual de transacciones

El usuario puede añadir manualmente facturas/abonos tanto emitidos como recibidos que por cualquier motivo no estén registrados en OB ERP pero que deban ser incluidos en el correspondiente libro, para ello el usuario deberá seguir los pasos que a continuación se detallan:

En la ruta Gestión Financiera / Contabilidad / Herramientas de Análisis / Libro de Facturas / Cabecera >> Líneas, el usuario puede crear un nuevo /s registro/s e introducir facturas o abonos tanto emitidos como recibidos de sus proveedores, en el correspondiente libro, con tal sólo presionar el botón de menú “Nuevo”.

En ese caso el usuario deberá introducir la información que se lista a continuación para cada nuevo registro creado manualmente:

No inclusión de transacciones

El usuario puede marcar manualmente facturas/abonos tanto emitidos como recibidos que por cualquier motivo no deban ser incluidos en el correspondiente libro y que estén registrados en OB ERP, para ello el usuario deberá seguir los pasos que a continuación se detallan:

En la ruta Gestión Financiera / Contabilidad / Herramientas de Análisis / Libro de Facturas / Cabecera >> Líneas, el usuario puede “desmarcar” cualquier transaccion que esté marcada por la aplicación como “Incluida”, dichas transacciones no se incluirán al crear el correspondiente libro como Final (documento impreso en formato *.pdf).

Libros de facturas marcados como "Final"

El usuario puede procesar los libros de facturas como “Finales”, una vez que el usuario esta seguro de que las transacciones incluidas en el libro son las correctas, dicho proceso implicará la numeración correlativa de las facturas incluidas en dicho libro siempre que el periodo o periodos a que se refieren las facturas incluidas en el libro estén cerrados al menos temporalmente.

Desde “Gestión Financiera / Contabilidad / Transacciones – Abrir/Cerrar Periodos”, el usuario debe cerrar temporalmente aquellos periodos para los que no se van a introducir nuevas facturas ni transacciones y que por tanto pueden cerrarse.

Una vez cerrados los periodos desde “Gestión Financiera / Herramientas de Análisis / Libro de Facturas” el usuario puede "Crear y Marcar como Final" el correspondiente libro, con lo que el sistema dará opción a partir de ese momento tan sólo de “Desprocesar

El usuario puede imprimir el libro mediante el botón de la barra de herramientas “Imprimir”.

El libro impreso (*.pdf) de facturas recibidas incluye la siguiente información:

El libro impreso (*.pdf) de facturas emitidas incluye la siguiente información:

En caso de error u omisión en los libros el usuario deberá desprocesar el correspondiente libro, reabrir el periodo/periodos, añadir o modificar la/las facturas emitidas o recibidas y volver a empezar el proceso de creación y procesamiento como final del correspondiente libro, teniendo en cuenta el/los periodos de facturación debido a que la numeración de registro debe ser correlativa en función de las fechas de factura.

Si el usuario tiene que introducir una factura de fecha de Marzo y ya ha cerrado y generado como finales los libros de Abril y Mayo, deberá desprocesar los libros de Mayo, Abril y Marzo; reabrir los periodos de Mayo, Abril y Marzo; contabilizar la factura con fecha de Marzo y finalmente, crear el libros de marzo para comprobar que la nueva factura se ha incluido en el libro de Marzo, cerrar los periodos y crear y marcar como finales los libros de Marzo, Abril y Mayo por ese orden.

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